Best stel je aansluitend bij het draaiboek ook een checklist op met alle dingen waar nog aan moet denken. Het is een prima controlemiddel om na te kijken of je niets over het hoofd hebt gezien. Je vindt een heel goede checklist via volgende site voor organisatoren. Op deze site vind je een goed overzicht van wat er op welke momenten moet gebeuren.

Zelfs al is je doel niet winst maken. Verlies maken is helemaal het doel niet. Daarom kan een goede budgettering cruciaal zijn. Dit houdt in dat je een overzicht maakt van alle te verwachten inkomsten en uitgaven. Probeer zeker bij de uitgaven niets over het hoofd te zien. Het kan ook handig zijn om wat onvoorziene uitgaven in te rekenen om zeker niet in het rood te belanden.

Onvoldoende sanitaire voorziening kan voor veel ongemak zorgen bij je bezoekers. Zorg er dus voor dat er voldoende van aanwezig is. Als je locatie niet over voldoende sanitaire voorzieningen bezit, kan je steeds chemische toiletten en dergelijke huren. Let wel op: Rechtstreekse lozing via de riolering is ten strengste verboden!

Omdat we toch ook wat rekening moeten houden met het milieu is het aan te raden herbruikbare of composteerbare bekers te gebruiken. De herbruikbare bekers kan je gratis en zonder borg uitlenen bij stad Antwerpen. Per niet teruggebrachte beker betaal je 1 euro en voor elk vuil teruggebrachte beker betaal je 20 cent. De herbruikbare beker is dus voordelig, maar ook veel aangenamer om een frisse pint uit te drinken. Bij grote evenementen kan het organisatorisch soms moeilijk worden om met herbruikbare bekers te werken. Dan is de composteerbare beker een goed alternatief. Deze zijn biologisch afbreekbaar en dus totaal onschadelijk voor het milieu. Deze bekers zijn verkrijgbaar bij het eco-huis. (EHA!)

Om de veiligheid op je evenement te vergroten kan het aan te raden zijn om een beveiligingsfirma in te schakelen. Hiervoor moet je wel beroep doen op beveiligingsfirma’s die door stad Antwerpen erkend zijn. Je vind een lijst van alle beveiligingsfirma's die door povincie Antwerpen op de antwerpensite.

Probeer tijdig je fuif af te sluiten. Hierbij is het aan te raden om het verplichte sluitingsuur te respecteren. Dit sluitingsuur werd vastgelegd na jou aanvraag van het evenement. Indien je het evenement organiseert in een erkende zaal is het sluitingsuur mogelijks vastgelegd in je contract.

Het werk stopt niet bij het sluiten van je deuren na afloop van het evenement. De nazorg is een belangrijke fase in het proces van organiseren. Vergeet zeker niet al je medewerkers die in begin, einde of over de ganse lijn meegewerkt hebben te bedanken. Dit zal geapprecieerd worden en kan een latere samenwerking bevorderen. Zorg er ook voor dat al het geleende materiaal terug bezorgd wordt in goede staat. Als er iets ontbreekt of vernield is, communiceer hierover dan in alle openheid over. Ook de locatie dient in perfecte staat achtergelaten te worden.
Als laatste zijn ook evaluatie en financiële afrekening noodzakelijk. Achterstallige rekeningen zijn voor niemand prettig. Evaluatie kan ervoor zorgen dat je leert uit je fouten, en dat je resultaat de volgende keer nog beter kan zijn!